Dématérialisation des factures

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La transmission des factures sous forme dématérialisée (par voie électronique ou numérique) est devenue obligatoire à compter du 1er janvier 2020 pour l’envoi de factures aux collectivités. Cette pratique va être amenée à se généraliser au sein de tous types de structures professionnelles, dont les cuma.

Une entrée en vigueur progressive est prévue entre le 1er janvier 2023 et le 1er janvier 2025 suivant la taille des entreprises.

Avant de se lancer, quelques formalités et adaptations juridiques sont nécessaires :

1) L’envoi d’un courrier d’information aux adhérents

Jusqu’au 1er janvier 2023 les adhérents sont en droit de refuser de recevoir leurs factures par voix dématérialisée. Il est donc important de les informer de la volonté de la cuma de passer à ce mode d’envoi des factures.

Au-delà du 1er janvier 2023, dès lors qu’une cuma décide d’envoyer par mail les factures à ses adhérents, ces derniers ne pourront pas s’opposer à ce mode d’envoi. Il est donc important pour chaque cuma de s’assurer que ses adhérents soient en mesure de recevoir par mail les factures et de recueillir l’ensemble des adresses mails. Il n’est pas rare d’avoir des adhérents ne disposant pas d’adresse mail.

La mise à jour du fichier adhérent (coordonnées postales, téléphoniques et mails) est un préalable indispensable pour s’assurer que les factures seront bien envoyées à la bonne entreprise.

2) La mise à jour du Règlement Intérieur

Deux notions sont à ajouter au Règlement Intérieur de votre cuma :
  • Un article indiquant la modification du mode d’envoi des factures ainsi que la date de mise en oeuvre
  • Un article sur la protection des données personnelles de l’adhérent (RGPD).
La mise à jour du Règlement Intérieur peut se faire sous forme d’avenant qui doit être validé en Assemblée Générale.

La dématérialisation des factures est un processus qui va demander une modification des habitudes de fonctionnement. Nous encourageons donc les cuma à anticiper cette obligation pour en faciliter la mise en place.

Si votre cuma est intéressée par la mise en place de la facturation par voie dématérialisée, vous pouvez prendre contact avec votre comptable ou avec un animateur de l’Union des cuma.

Bénédicte Rousvoal
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